Process Mining: Apa Itu, Jenis, Manfaat, dan Contoh Penggunaan

Pernahkah kamu harus menunggu approval dari satu atasan sampai seharian atau bahkan lebih? Hal tersebut dapat teratasi dengan process mining. Dengan process mining, sebuah bisnis dapat mengetahui di mana proses yang bottleneck (tersendat) dan bisa diefektifkan. Tentunya, sebagai metode yang wajibkan data mining, kamu pun akan terbantu dalam membuat sebuah keputusan  berbasis data.

Apa Itu Process Mining?

Mengutip IBM, process mining adalah sebuah proses yang mengaplikasikan data science untuk mengetahui, memvalidasi, dan meningkatkan sebuah workflow. Dengan menggabungkan data mining dan process analytics, sebuah perusahaan bisa mendapatkan (mining) log data dari sistem informasi seperti CRM tools untuk memahami;

1. Performa dari setiap proses bisnisnya
2. Mengetahui apakah terdapat bottleneck atau proses yang tidak berjalan efektif dalam keseluruhan proses bisnisnya
3. Mengetahui hal-hal apa saja yang bisa ditingkatkan dalam proses secara keseluruhan

Melalui log data tersebut, process mining membuat sebuah process model. Dari sini, proses end-to-end akan diteliti dan detailnya akan dibuat outline-nya. Algoritma khusus pun dapat memberikan insight mengenai akar masalah yang ada dalam sebuah proses bisnis.

Dengan melakukan process mining juga kamu bisa membuat keputusan yang data-driven untuk membuat sebuah proses semakin optimal. Sehingga, kamu tetap objektif ketika membuat keputusan seputar alokasi sumber daya untuk proses yang sedang berjalan.

Jenis-Jenis Process Mining

Process mining sendiri memiliki beragam jenis dengan hasil yang berbeda-beda. Melansir dari IBM, berikut adalah beberapa jenis process mining seperti yang diajukan oleh Wil van der Aalt, seorang profesor dan computer scientist dari Belanda. Sebagai gambaran awal, berikut Glints berikan contoh grafis dari ketiga jenis process mining tersebut.

1. Discovery

Dalam proses ini, kamu menggunakan log data untuk membuat sebuah process model tanpa ‘pengaruh’ dari luar. Selain itu, tidak adanya process model versi sebelumnya membuat pengembangan dari process model terbaru sulit untuk diinformasikan. Meski begitu, jenis process mining ini adalah yang paling banyak diadopsi.

2. Conformance

Tujuan dari process mining ini adalah untuk mengetahui apakah process model yang diharapkan benar-benar dikerjakan dalam praktiknya. Process mining ini membandingkan deskripsi sebuah proses dengan process model yang ada saat ini berdasarkan log data.

Hal ini memungkinkanmu untuk mengetahui apakah terdapat penyimpangan dari process model yang dimaksud dalam workflow-mu.

3. Enhancement

Jenis process mining ini sering disebut sebagai organizational mining atau performance mining. Dalam jenis ini, informasi tambahan digunakan untuk meningkatkan performa process model yang sedang digunakan.

Sebagai contoh, output dari conformance mining dapat memberimu informasi terkait bottleneck dalam process model-mu. Dari sana, kamu bisa mengetahui bagaimana cara mengoptimasi process model-mu saat ini

Manfaat Process Mining

Merangkum Ui Path, Celonis, dan IBM, berikut adalah beberapa manfaat yang bisa didapatkan dengan melakukan process mining.

1. Mengurangi biaya operasional
2. Membantumu menyurvei seluruh proses yang terjadi dalam perusahaan
3. Menganalisis proses secara menyeluruh dan akurat berdasarkan fakta
4. Menghilangkan bottleneck, penyimpangan, dan proses yang tak efisien
5. Memonitor seluruh proses secara terus-menerus
6. Membantumu dalam melakukan resource allocation
7. Meningkatkan terjadinya inovasi, kualitas produk atau layanan, dan customer retention

Contoh Penggunaan Process Mining

Teknik process mining telah digunakan untuk meningkatkan kualitas proses dan workflow dalam beragam industri. Karena process map memberi highlight tentang KPI yang dapat memengaruhi performa, process mining membuat setiap bisnis melacak ulang setiap proses operasionalnya yang tidak efisien. Berikut adalah beberapa contoh penggunaan process mining di beragam industri.

1. Pendidikan

Process mining dapat membantu mengidentifikasi efektivitas pembelajaran dan kurikulum. Hal ini dilakukan dengan memonitor dan mengevaluasi performa serta sikap juga perilaku siswa, seperti berapa lama seorang siswa memerhatikan materi di dalam kelas.

2. Keuangan

Institusi keuangan dapat menggunakan software process mining untuk meningkatkan performa perusahaan, melakukan audit terhadap akun, meningkatkan pendapatan, dan memperluas basis konsumen.

3. Pekerjaan umum

Process mining digunakan untuk mempersingkat proses invoice untuk berbagai proyek pekerjaan umum yang melibatkan beragam stakeholder.

4. Software development

Process mining digunakan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses yang berlangsung. Selain itu, process mining juga membantu administrator IT untuk memonitor dan memverifikasi bahwa sistem berjalan sesuai harapan.

5. Kesehatan

Contoh penggunaan process mining dalam bidang kesehatan adalah dengan memberikan rekomendasi tentang bagaimana mengurangi waktu dari proses perawatan pasien dan memastikan kualitasnya tetap baik.

6. E-commerce

Process mining memberikan insight seputar perilaku pembeli dan memberikan rekomendasi akurat untuk meningkatkan penjualan.

7. Manufaktur

Process mining pun membantu perusahaan manufaktur untuk mengalokasikan sumber daya sesuai kebutuhannya.

Tidak hanya itu, perusahaan manufaktur juga bisa mendapatkan insight seputar waktu produksi dan mengalokasikan sumber daya dengan tepat.